Vaststellen Rol- & Resultaatprofielen afdeling Inkoop & Logistiek

Aanleiding:

De manager Inkoop & Logistiek wil de taakverdeling en ontwikkeling van medewerkers laten aansluiten bij de reeds ingezette professionalisering van de werkprocessen. De strategische betekenis van de afdeling dient hiermee in de komende jaren toe te nemen. Een maximale horizontale en verticale doorstroming van medewerkers in en buiten de organisatie is daarbij een voorwaarde. Ter ondersteuning van deze ambitie wil P&O het instrument van “Persoonlijke Actie Plannen” ontwikkelen. Het uiteindelijke doel is dit instrument op basis van de opgedane ervaringen en leerpunten integraal binnen Essent Kabelcom te implementeren.

Vraag van de klant:

Ontwikkel d.m.v. participatieve workshops met het management en medewerkers van de afdeling Inkoop & Logistiek zes functieprofielen. Via een participatieve werkwijze dient via de gezamenlijke begeleiding van Ekc P&O en Trommelen & Co bv draagvlak gecreëerd te worden voor het vervolg van het pilotproject.

Aanpak:

Dagdeel 1: Van buiten naar binnen

  •  Doelstelling en opzet workshop
  •  Presentatie van de omgeving en visie, missie en strategie door de manager van Inkoop & Logistiek
  •  Opdracht 1: stakeholderanalyse
  •  Presentatie en vaststelling van de uitkomsten
  •  Vastleggen van de resultaten door de doelgroeprepresentanten zelf

Dagdeel 2: Van taken/activiteiten naar resultaten en prestatie-indicatoren

  • Opdracht 2: Selecteren, presenteren en vaststellen van de (5) resultaatgebieden per functiebeschrijving
  • Opdracht 3: Formuleren van prestatie-indicatoren per resultaatgebied, die betrokkenen en management tijdens het proces informeren over de kwaliteit en kwantiteit van de prestaties.
  • Presentatie en vaststelling van de uitkomsten
  • Vastleggen van de resultaten door de doelgroeprepresentanten zelf

Dagdeel 3: Randvoorwaarden en onderlinge afhankelijkheden

  • Opdracht 4: Vanuit de werkprocessen worden o.b.v. “best & bad practices” de onderlinge afhankelijkheden, benodigde randvoorwaarden en informatievoorziening in kaart gebracht.
  • Presentatie en vaststelling van de uitkomsten
  • Vastleggen van de resultaten door de doelgroeprepresentanten zelf

Dagdeel 4: Benodigde (algemene en bedrijfsspecifieke) kennis en vaardigheden

  • Opdracht 5: Vanuit de stakeholders en de werkprocessen wordt voor elke functiebeschrijving de generieke (op school te leren) en bedrijfsspecifieke (alleen binnen Essent te verwerven) kennis en vaardigheden in kaart gebracht en waar mogelijk een eerste aanzet gegeven tot een overzicht van opleidingen en trainingen, die in dit kader gevolgd kunnen worden.
  • Presentatie en vaststelling van de uitkomsten
  • Vastleggen van de resultaten door de doelgroeprepresentanten zelf

Dagdeel 5: I&L-kerncompetenties en rolspecifieke gedragscompetenties

  • Opdracht 6: Vanuit de visie, missie en strategie worden 3-4 competenties geselecteerd, die voor eenieder ongeacht de functie van toepassing zijn. Vanuit de specifieke functiebeschrijvingen wordt hiervoor het specifieke beheersingsniveau vastgesteld.
  • Opdracht 7: Per functiebeschrijving worden maximaal 8 ‘need-to-have’-gedragscompetenties geselecteerd en het benodigde beheersingsniveau geselecteerd.
  • Opdracht 8: In termen van het Big 5 persoonlijkheidsmodel worden per functiebeschrijving c.q. profiel wenselijke en risicovolle persoonskenmerken benoemd, die in het kader van selectie kunnen worden gehanteerd.
  • Presentatie en vaststelling van de uitkomsten
  • Vastleggen van de resultaten door de doelgroeprepresentanten zelf
  • Afsluiting en evaluatie van (proces en resultaten) van de workshop

Resultaat: Zes functieprofielen.

De succesfactoren van dit proces van co-creatie volgens de deelnemers:
1 De dialoog en de integrale benadering
2 Het vaststellen resultaatgebieden en KPI’s
3 De bewustwording van eigenschappen, die nodig zijn om een functie uit te voeren
4 De logische opbouw, zodat je bij elke stap begrijpt, wat het doel van die stap is en wat die stap uiteindelijk bijdraagt aan het resultaat.
5 Veel activiteiten in korte tijd.

Het overall oordeel over opzet en resultaat van de workshop werd door de deelnemers beoordeeld met het rapportcijfer ‘8’. De begeleiders vanuit afdeling HR van Essent Kabelcom en Trommelen & Co people and performance network werden beiden gehonoreerd met een ‘8,4’.